Instituto de Ciência Política - IPOL

Normas para uso do Auditório do IPOL/IREL

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INSTITUTO DE RELAÇÕES INTERNACIONAIS - IREL

NORMAS PARA USO DO AUDITORIO IPOL/IREL

I – INTRODUÇÃO

1.O Auditório do IPOL/IREL tem capacidade para 96 pessoas, possuindo rampa de acesso e espaço para cadeiras de rodas. Contendo instalações e equipamentos de projeção, destinado a conferências, seminários, workshops, apresentações e outros eventos assim como sanitários masculino e feminino.

2. Atendendo as normas de segurança este número de pessoas não pode ser ultrapassado.

3. O uso do Auditório é exclusivo para o Instituto de Ciência Política - IPOL e para o Instituto de Relações Internacionais – IREL. Só será reservado para outro departamento se não houver demanda dos Institutos. Essas reservas para departamentos só serão realizadas no mês corrente em período diurno e durante a semana (de segunda à sexta-feira).

4. A análise das solicitações considerará a natureza dos eventos e a compatibilidade entre quantidade de participantes e capacidade do espaço.

5. As solicitações de utilização do auditório serão atendidas mediante preenchimento do “Formulário de Solicitação de uso do auditório” que deverá ser encaminhado ao Técnico de Audiovisual com antecedência mínima de 72 horas.

6. A utilização do Auditório é priorizada para a realização de atividades internas do IPOL/IREL.

7. O horário de funcionamento é das 8h às 22h horas, de segunda a sexta-feira, não havendo possibilidades de empréstimo nos finais de semana, exceto para eventos ligados ao IPOL/IREL com acompanhamento ou sob a responsabilidade de professores do IPOL/IREL.

8. É proibido transitar pelos espaços do IPOL/IREL.

9. É terminantemente proibido fumar no auditório.

10. Para distribuir ou comercializar produtos, relativo ao evento, necessita de autorização prévia do IPOL/IREL.

11. A operacionalização dos equipamentos deve ocorrer sob o acompanhamento de um profissional do IPOL/IREL.

12.  Mobiliários disponíveis:
a) 1 mesa diretora 
b) 90 cadeiras
c) 6 poltronas
d) 1 Tribuna

13.  Equipamentos disponíveis para uso: 
a) 1 Telão 
b) 1 Data Show com entrada HDMI
c) 1 Amplificador de som
d) 3 Pedestal para microfone de mesa 
e) 3 Microfones com fio
f) 4 Caixas de som.

Obs.: Não temos computador ou notebook para uso no auditório. Esses equipamentos ficam sob a responsabilidade do responsável pelo evento.

 

II – RESERVA DO AUDITÓRIO

1. Para reservar o auditório proceder como segue: 

1.1 Eventos do IPOL/IREL:

a) verificar disponibilidade através do e-mail: O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. , telefone 61 3107-3660 ou diretamente nas Secretarias do IPOL/IREL. Se disponível, preencher o “Formulário de Solicitação de uso do auditório” e enviar com antecedência mínima de 72 horas.

b) A preferência é para eventos dos IPOL/IREL;

1.2 Eventos de outros departamentos:

a) Reservas para outros departamentos devem ser solicitadas via SEI, anexar cópia do “Formulário de Solicitação de uso do auditório”; A reserva só será confirmada após a anuência das chefias dos dois departamentos (IPOL/IREL); Reservas para outros departamentos são para eventos de no máximo um dia; Não fazemos reservas para eventos à noite; Só fazemos reservas para eventos dentro do mês.

b) Reserva nos finais de semana são exclusivas para professores dos IPOL/IREL e/ou dos projetos ligados diretamente aos Institutos com a supervisão de pelo menos um professor. A lista com os nomes dos participantes deve ser entregue juntamente com o “Formulário de Solicitação de uso do auditório”  com no mínimo 72 horas de antecedência;

c) Aguardar a confirmação da reserva que será enviada para o e-mail ou telefone informado pelo solicitante no “Formulário de Solicitação de uso do auditório”.

Obs.:No caso de cancelamento de reserva, deverá ser comunicada com antecedência mínima de 24 horas.

 

III – DAS RESPONSABILIDADES

1) É de responsabilidade do solicitante: 

a) Quando contratados serviços de terceiros, comunicar com antecedência a fim de evitar incompatibilidade técnica; 

b) Fornecer serviços de café e/ou água, bem como copos descartáveis; 

c) Ressarcir financeiramente por quaisquer danos causados ao recinto e equipamentos utilizados. 

d) A operação dos equipamentos sob orientação de profissionais do IPOL/IREL.

e) Trazer todo material para trabalho: cartolina, papel sulfite, pincel para quadro branco, fita adesiva, canetas, lápis, etc, conforme necessidade do evento.

f) Respeitar o espaço do IPOL/IREL que é utilizado por professores e alunos da graduação e da pós-graduação.

g) Enviar por e-mail (O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. ) a relação nominal dos participantes 72h antes do evento no caso de eventos nos finais de semana.


2) É de responsabilidade do IPOL/IREL: 

a) Verificar e testar os equipamentos, bem como o pleno funcionamento dos mesmos, com antecedência.

b) Confirmar a reserva do auditório aos usuários, em até 48 horas, após o recebimento do formulário. 

c) Controlar e atualizar a agenda do auditório.


V – CONSIDERAÇÕES GERAIS

a) É expressamente proibida a colocação de faixas na parte externa do auditório, assim como nas demais dependências do IPOL/IREL. 

b) Em casos de impedimento do uso do espaço físico do auditório, caberá ao IPOL/IREL comunicar com antecedência a suspensão das atividades.

c) Os casos omissos serão resolvidos pelas Direções do IPOL/IREL.

Contatos:

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Mat.: 1093878

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